(選錄自Cheers https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5092396&utm_source=facebook_cheers&utm_medium=dailypost&utm_campaign=cjeditor-facebook_cheers-dailypost-cjeditor) 文/坂戶建司 今周刊出版
被工作追著跑的人通常拙於整理
一直被工作追趕的人，大都是不擅長整理的人。這裡所說的整理，並不單指將周遭環境收拾好。
工作即是各種作業的集合體。如果不能做好各種整理，包括物品整理、訊息整理、工作計畫整理……不但會浪費時間，也容易出錯。
之後排好的行程就會逐漸崩毀。你將只能注意眼前的問題，只能努力做完眼前的作業，而無法控管整體工作、妥善規畫時程。這就是「被工作追著跑」「工作得很狼狽」的真正主因。
要想逃出這樣的情況，需要好好整理自己的工作計畫。
首先瀏覽過整體工作，決定個別作業的優先順序。然後再估算這些作業所需的時間，最後再寫進工作計畫裡面。
決定工作的優先順序
決定優先順序的重點在於：「如何完成工作？工作目標是什麼？」如前所述，工作是各種作業的集合體。因此請一定要思考，如果這些作業順利進行的話，會如何完成工作？哪裡才是我應該完成的最終目標？
先想像工作完成的樣子，接著暫時設定目標，並且模擬到達目標前的必要作業。
這樣你不但可以掌握完成工作前必須做的事，也對於時間安排有一定的真實感，就自然而然可以掌握到待辦事項和這些事的先後順序了。
這就是所謂的「事前準備」。
規畫工作時善用回推法
接著你該把各項作業排好優先順序並放到工作計畫中。這時的重點在於「從截止日開始回推工作計畫」。因此，在這階段之前必須先將目標明確化。
為了讓自己能更從容的面對行程，並且準時在截止日交出成果，訣竅就是在實際期限前設置一個「預定截止日」。例如說要在十天內完成一百件事，你所規畫的日程進度不該是一天做十件事，並花十天來完成，而是用八天完成一百件事。
工作中常出現突發問題。為了在遇到狀況時也能準時交出成果，應該要預設一到兩天的緩衝時間。
另外，如果是時間幅度較大的作業，若能在截止日前訂下數個「小截止日」，並個別訂下小截止日的目標，也能夠避免你失去對作業時間的掌握度。最理想的狀況是可以在作業與作業間，預先留下能夠因應突發事件的緩衝時間。
先決定作業的優先順序，再視需要的作業時間來安排工作計畫。
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